Sfaturi privind redactarea unei scrisori de multumire

In redactarea unei scrisori de multumire, se vor respecta regulile generale de corespondenta in afaceri si vocabularul specific. Trebuie sa se aiba in vedere, insa, ca discursul trebuie adaptat in functie de interlocutor.
 
Care sunt principiile de baza in redactarea unei scrisori de multumire?
-  se utilizeaza regulile uzuale de corespondenta de afaceri;
-  se utilizeaza standardele lexicale si semantice, fara expresii inutile
- se alege cel mai corespunzator canal de transmitere, in functie de scopul care a stat la baza redactarii scrisorii de multumire.
 
Spre exemplu, daca doriti sa multumiti unui angajator in urma participarii la interviul de angajare, este cmoplet inutil sa transmiteti scrisoarea de multumire prin posta, deoarece aceasta va ajunge prea tarziu la persoana vizata si s-ar putea sa nici nu isi aduca aminte despre cine e vorba. Scrisorile de multumire trebuie trimise, cel mai adesea, prin e-mail.
 
- se alege destinatarul corespunzator in vederea transmiterii mesajului de multumire
 
Spre exemplu, in cazul in care trimiteti o scrisoare de multumire unei companii cu care ati colaborat in afaceri, este preferabil sa transmiteti un mesaj de multumire prin e-mail persoanei direct responsabile, cu CC la seful direct, precum si o scrisoare oficiala transmisa prin curier.
 
- se utilizeaza un limbaj corespunzator, evitandu-se stilul colocvial, indiferent de relatia cu destinatarul direct al scrisorii.
 
 Cateva sfaturi utile privind redactarea unei scrisori de multumire:
 
- transmiteti intotdeauna un mesaj sau o scrisoare de multumire la finalizarea cu succes a unui contract, indiferent cat de mica e firma pe care o reprezentati sau cea careia ii adresati mesajul. Multumirile vor fi intotdeauna apreciate.

- evitati sa redactati scrisori de multumire foarte lungi. Este suficient ca respectiva scrisoare sa contina unul sau doua paragrafe.

- puteti utiliza fraze “de lemn” aferente corespondentei de afaceri, insa aveti grija ca multumirile sa fie primite si intelese ca fiind transmise cu sinceritate si nu doar din complezenta

- in cazul in care nu doriti sa trimiteti o scrisoare de multumire oficiala, puteti include o scurta fraza de multumire in scrisoarea care insoteste alte documente (facturi, rapoarte, etc.).

- evitati sa folositi un limbaj excesiv de familiar, indiferent in ce relatie sunteti cu destinatarul scrisorii. Adoptati mai degraba un ton formal.

- nu transmiteti prin posta un mesaj de multumire care ar trebui primit imediat.

- nu transmiteti niciodata o scrisoare de multumire prin fax; deoarece se va pierde tot efectul unei scrisori de multumire.